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秘書検定の2級にチャレンジ!秘書検定の概要とコツをお教えします!

秘書検定の2級にチャレンジ!秘書検定の概要とコツをお教えします!

なにか資格を取ってみたい、でもせっかくなら仕事や転職に活かせるものが良い…そんな人にはぜひ、秘書検定がおすすめです。ビジネスや普段の生活にもすぐに使える内容で、かつ独学でも十分取得できる、比較的ハードルの低い検定です。はじめて秘書検定を受検しようと思っている方へ、検定の概要と勉強の仕方をお伝えします。

みかんサンド

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目次

1.秘書検定とは

自分の現在の仕事や、将来の昇進や転職に備えて、何かスキルアップになることをしたい、資格を取ってみたい、とお考えですか?そんな方へはぜひ、「秘書検定」への挑戦をおすすめします。「秘書検定」と聞くと、秘書になるための資格だと思われるかもしれませんが、実はそうではありません。秘書になるにしてもならないにしても、この検定はとても便利で、みなさんの仕事や日常生活に役立つ内容ばかりです。そこでここではまず、「秘書検定」とはどんなものなのか、全体像をお伝えしていきます。

知名度が高いが、難易度は低め

「秘書検定」は、ビジネスの世界では有名な検定の一つです。秘書検定公式サイトでは、「社会に出て働く人なら誰でも備えておかなければならない基本的な常識を、秘書技能という名称に集約して検定問題として出題しています。」と示しています。つまり、特殊な技能や知識ではなく、「社会人として働く上で必要な知識や能力」をはかるものと考えて良いでしょう。

そのため合格率も3級で52.5%、2級で48.9%、準1級でも44.1%と、比較的難易度が易しいものであることがわかります。どんな人でも受験することができ、就職を控えた高校生や大学生、力試しやキャリアアップを図りたい社会人の受験が多いのが特長です。

ビジネスだけでなく、普段の生活にも使える

「秘書検定」において問われるのは、例えばファイリングや郵便書類作成といった事務処理能力、OA機器に関する内容だけでなく、電話対応や接客マナー、言葉遣いなど多岐にわたっています。ビジネスに限らず、日常生活にも活かせる内容が多いこと、学習したことや試験問題の内容を、そのまま実際の行動につなげることができること、知識や技術だけでなく、相手の心情を考える問題があることなどが特長であると言えます。

例えば、秘書の仕事として心がけること、名刺の正しい取り扱い方、取り次ぎをしないよう指示されたところへ来客があったらどうするか、伝言メモの書き方といった内容から、普段の生活につながるものとして、不祝儀袋の使い方や香典の送り方、略語の知識や敬語の用法を問うものなどがあります。

就職や転職に有利になることは、少ない

これだけ役に立ちそうな内容ばかりの「秘書検定」ですが、残念ながら就職や転職において、その資格を持っていることが有利に働くことはほとんどありません。2級程度の内容であれば、社会人として当然知っているべき知識やマナーであると考えられ、また、マナーや言葉遣いなどが確実に身についているという証明にもならないからです。仮に秘書検定1級を持っていたとしても、就職面接での印象が悪ければ意味がありません。

そのため「秘書検定」の取得は、就職・転職を有利にするためというよりは、あくまで自分自身のスキルアップ、知識や一般常識の確認程度に考えておくのが良いでしょう。

2.秘書検定に申し込もう

さあ、この段階で「秘書検定」に挑戦してみようと思ったみなさんは、早速受験の申し込みをしましょう。でも勉強を始める前にもう少し、「秘書検定」の概要について細かく見ていきます。

はじめてでも、2級にチャレンジ

「秘書検定」は、易しい順に3級、2級、準1級、1級の4段階に分かれています。どれも、理論(必要とされる資質、職務知識、一般知識)と実技(マナー・接遇、技能)と2つに領域区分されていて、それぞれが60%以上になると合格できます。

「はじめてなら、3級からかな」と思うかもしれませんが、大学生や社会人経験があれば、2級でも十分です。実際、2級の受験者は社会人よりも大学生の方が多く、企業などで働いた経験のある人ならば、特に勉強しなくてもわかる問題が多いかもしれません。3級と2級とでは、さほど難易度が変わらないという人もいます。前述したように、それが有利に働くことは少ないながら、2級以上なら履歴書の資格欄に書くこともできます。

準1級以上になると、二次試験として面接があります。また、一次試験の記述式問題の割合が、2級までは1割程度なのに対し、準1級は5割になり、3級と2級、準1級と1級との間には大きな開きがあると言えます。受験料は2級が4,100円、準1級は5,300円です。

社会人経験が長い人や、チャレンジ精神旺盛な人はぜひ準1級を目指すのも良いかもしれません。ですが、ここでは気軽に挑戦できる、2級を中心としてお話を進めていきます。

秘書検定は、年3回の受験チャンス

「秘書検定」の試験は、6月、11月、2月の年に3回、準1級以上は2月以外の年2回行われます。今の日付から、一番近い受験日はいつか、確認してみましょう。受験申込期間は、だいたい受験日の2ヶ月前から1ヶ月前までですから、勉強を始めようとしてから受験日までの期間は2ヶ月前後あると良いでしょう。

すでに申し込み期間が終わっている場合や、かなりの時間的な余裕を持ちたい場合は次回に回します。ただし、受験申し込みを絶対に忘れないよう、スケジュールアプリに入れておくなどしておくことをお勧めします。申し込み方法は、インターネット(クレジットカードまたはコンビニ支払い)、書店、郵送(現金書留)の3通りです。

また、資格試験によっては、合格するまで何度も何度も挑戦することが主流のものがありますが、「秘書検定」の場合、特に2級レベルであれば、一発合格を目指してください。

秘書検定の試験内容

前述の通り、試験は理論と実技に分かれており、それぞれ6割以上の正解で合格です。実技と言っても、記述問題は1割しかなく、ほとんどがマークシート式です。試験時間は130分で、選択問題が約31問、記述問題が約4問です。

問題内容は、「上司の身の回りの世話や手助けを適切に行うための優先順位も考えることが必要になってきます。感じのよさだけでなく効率のよい仕事の仕方も問われる級」としています(公式サイトより)。

2級だと、いわゆる「引っかけ問題」のようなものが多くあります。問題文が複雑になっていることが多いので、問題をしっかりと読んで理解し「何を答えるべきか」「引っかけようとしている部分はどこか」をきちんと把握して、正解を導くことが必要になります。後述しますが、問題はパターン化しているものが多いので、過去問題をたくさん解くことで、落ち着いて試験問題に取り組むことができるでしょう。

3.秘書検定の勉強は、独学でも大丈夫?

では、試験に向けてどのように勉強をしていったら良いのかをお話しします。大学や資格学校などにも「秘書検定」対策講座がありますし、通信講座にもコースがあることが多いです。それだけメジャーな資格試験だと言えますが、どのような方法で勉強するのが良いのか、お勧めの方法をお伝えします。

通信講座を利用しなくても問題ない

社会人の場合、大学などの講座に通うのは時間的に難しいことが多いかもしれません。そこで人気なのが自分のペースで勉強ができ、フィードバックももらえる通信講座です。ですが、2級レベルの場合ならば正直、独学で問題ありません。

なぜなら、「秘書検定」は、実際に社会に出て働いていると自然に身についている考え方や、ふだんの仕事の中で取り扱っている書類や敬語といった知識的な内容の問題が多いからです。そのため、あくまで自分の知識の整理をし、問題を解くテクニックと新しい知識を身につけることが、試験対策勉強の意図になってきます。

特殊な仕事で事務処理をしたことがない、社会に出て働いたことがない、過去問題を見てもさっぱりわからない、いきなり初めてで1級を取得したいという場合などでなければ、市販の教材を使用して自分のペースで学習する方法が、最も効率的でかつ、費用もさほどかからずに済みます。

テキストと問題集を購入しよう

では、市販の教材とはどのようなものを使用したら良いのでしょうか。書店やネットショップを覗いてみると、いろいろな出版社から、いろいろなタイプの教材が出ていることがわかるかと思います。

一般的な学習方法としては、「テキスト」と「過去問題集」の併用です。「テキスト」とは、合格に必要な知識や問題解法のテクニックやコツを身につけるための教科書です。これを読み込んで自分の知らなかった知識に触れ、過去問題集で力試し、確認をしていきます。そして過去問題集でわからなかったものを、テキストに戻ってもう一度確認する、という方法が良いでしょう。時間があまり取れない場合や、受験まで日が迫っている場合、すでにある知識が豊富な場合などには、初めから過去問題集に取り組み、わからないところをテキストで補填する、という方法もあります。

実際の試験問題は過去問題に即した内容が出ることが多いため、過去問題集をしっかり解いておくと、試験当日に焦らず落ち着いて受験できるという点にもつながります。なお、テキストと過去問題集は、同じ出版社やシリーズで揃えるのがお勧めです。どちらも1冊1,500円程度で購入できます。

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必要な勉強時間はどのくらい?

受験申し込みの際に、受験日まで2ヶ月前後余裕を持ちましょうとお話ししましたが、だいたい1ヶ月勉強すれば大丈夫、というのが一般論のようです。

しかし、これは本当に個人差が大きいもので、半月で十分な人もいれば、50時間必要な人もいます。これまでのキャリアや経験によるものが大きく、また性格によっても変わってくるかもしれません。一度過去問題を解き、自分の知識量などを確認してから、無理のない勉強計画を立てるのが良いでしょう。

合格して終わりではない、その先の仕事や生活で活用しよう

「秘書検定」は、日常生活への活用度が高いながら、難易度も受験料もさほど高くなく、とてもコスパの良い資格試験と言えます。もちろん勉強していく上では合格することが最初の目標になりますが、ぜひときどき、その先のことも考えてみてください。これを勉強していく上でどういうことができるようになりたいのか、合格をしたら次は何を目指したいのか、もしかしたらこれまで考えたことのなかった、新しい目標が見つかるかもしれません。

「秘書検定」が、みなさんのキャリアアップ、そして日常生活をより豊かにする一つのステップとして大いに活用されることを願っています。

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