「はじめて」をわかりやすく。

今やビジネスの常識?初めてのチャットツールはどれを選ぶ?

今やビジネスの常識?初めてのチャットツールはどれを選ぶ?

現代ではチャットツールを導入する企業が大幅に増えています。業務報告や作業の工程を気軽に連絡し合えるほか、通話やビデオ会議も可能。特にリモート勤務が普及してからは、仕事に欠かせないマストアイテムとなっているようです。初めてチャットツール選ぶ際のポイントやメリット・デメリットまで詳しくご紹介しましょう!

たかなし亜妖

この記事のアドバイザー

たかなし亜妖

フリーライター


CLOSE

目次

1.チャットツールが主流となった時代

メールや電話だけでやりとりする時代ではない

今まで内部や外部のやりとりは電話・メールのイメージが強かったのですが、現在はチャットツールを用いて連絡や報告を行っているのです。チャットツールとはいわゆる「LINE」のようなもので、気軽にメッセージをし合えるのが特徴です。メッセージだけでなく画像添付、オンライン通話もお手の物。これさえあれば会議も連絡も出来る、万能なツールと言えるでしょう。

会社がビジネス用チャットツールさえ契約すれば、社員は招待メールを開いて登録すれば参加可能。部署別にグループを作成すれば特定のメンバーだけで会話が出来るため、「人数が多すぎて不安」ということはありません。

またチャットですので会話が流れてしまう点も不安に思うかもしれません。最近のツールは「ピン留め」のような機能も加わっているため、忘れそうなタスクは自らの手で管理が出来ます。わざわざメモ書きをしなくても良いのも、チャットツールが取り入れられる理由の一つです。

オンライン上のコミュニケーションツールとしてのチャットツール

通話も可能なチャットツール

多くのチャットツールは通話機能があります。そのため電話会議やビデオ会議にも大活躍することでしょう。今までの概念だと会議や打ち合わせは顔を合わせるもの、といった感覚でしたが、ツールの普及により人々の考えは大きく変わっていきました。わざわざ出向いて行く時間を省き、効率よくお仕事をするためには、オンライン上で解決することも大切だと気づき始めたのです。

一対一の打ち合わせなら電話でも構いませんが、大人数を相手にする場合はチャットツールを用いたビデオ会議が役に立ちます。そこまで画質や音質も悪くありませんし、音声の大幅なズレが見られない優秀なツールも。全員が一斉に喋ることはできませんが、一人一人が発言することにより、しっかりと意見交換を行えるメリットもあるでしょう。

どんな企業に取り入れられている?

今は多くの企業がチャットツールの導入を始めましたが、IT企業は特にいち早く取り入れていたと言えます。他にも美容系の事務などでも導入され、今や職種関係なくツールが活躍していることでしょう。

ゲーム会社ではチャットツールが必要不可欠で、常に社内のやりとりはチャットがメイン。デザイン画像や企画案などはいちいち席に持って行かず、チャットに貼り付けて確認してもらうことがほとんどです。チャットツールを使えば席を立って相談しに行く手間が省けるので、そういった点もメリットなのでしょう。

2.チャットツールの良いところ・悪いところ

チャットツールで仕事も勉強も

チャットツールのメリット

ビジネス用チャットツールを導入するメリットと言えば、やはり情報や連絡、ファイルなどの共有をいち早く行えることです。いちいちメールボックスを開くことなく、一目で分かるチャットを使えば伝達もスムーズに。用がある度席を立つ必要もなくなるため、効率化をはかるには欠かせないツールとなるでしょう。

またメールや口頭で伝えるだけだと、つい見落としや着手し忘れが発生してしまいます。メモをとってもどこかへ無くしてしまう、なんてことも有り得ますよね。チャット上でタスク化すれば他の人の目にもつきますし、お知らせアラートをつければ尚良し。正確に仕事を行いたい場合にもおすすめです。

また現代人はLINEにも慣れているので、少し違う点もあれど使いこなすにそう大きな時間はかからないはず。コミュニケーションもチャットで取っていくことで、チームの結束力も高まるのでは?特に若い方はこうしたツールやアプリを使うことが得意であるため、やり方を徐々に新しくしていくのも大切です。

リモートワークを発展させていくにも、ビジネス用チャットツールは必要不可欠です。「会社は必ず出社し、顔合わせをすること」という概念を変えることで、新しい働き方を見つけられるでしょう。

チャットツールのデメリット

一見いいことずくめに思えるチャットツールですが、デメリットがあることを忘れてはなりません。

まず第一に、パソコンが苦手な人にとっては抵抗感があるということ。社員全員が使いこなすまでに時間がかかる可能性も高いため、一時的に効率が落ちてしまうかもしれません。特に抵抗感が強い方は慣れず、結局ツールを使わないというケースも度々見られるのだとか。若い社員だけが活用し、年配の方は使わない……では、逆に効率が悪化する一方です。全員にきちんと浸透するべく、指導をする必要が出てくるでしょう。

そしてビジネス用チャットツール最大のデメリットが、連絡時間の概念が薄くなってしまうことです。ビジネス上では連絡を入れたら失礼な時間を、常識として考えますよね。しかしチャットは非常に気軽なものであるため、こうした概念がやや薄れがちになってしまうのです。

退勤後もメンションをつけてチャットを送ったり、いつまでもチャンネル(グループ)内の新規メッセージが溜まっていくと、気になってしまう人も多いはず。これらによって気疲れしてしまう恐れも考えられるのです。社内で「退勤後にメッセージを送らない」など、ルールを設けるのも良いでしょう。

退勤後はプッシュ通知をオフにするなど、個人間の対策も必要かもしれません。

3.チャットツールを導入してみよう

同時に何人も接続できるチャットツールも

使いやすく見やすい「Chatwork(チャットワーク)」

まずどのツールを使えば良いか分からない場合は、チャットワークがおすすめです。初心者でも使いやすく、見やすいので不慣れな人でも向いているでしょう。ビジネスチャットに必要な要素は全て揃っているため、迷ったらこちらを選ぶと失敗がありません。

チャットワークは個別チャット、グループチャットどちらも可能ですが、注目すべきは社外の人間も追加できるというところです。例えビジネスプランであっても、付与されているIDやメールアドレスで個人アカウントも追加可能。そのため外部の人間とやりとりをするのにも向いているのです。

「タスクを追加」の機能を利用すれば、やるべき課題を管理することも可能。締め切りなどの日付も設定できるため、やり忘れを防げます。ビデオ・音声通話も対応しており、ビジネスプランはコスパが良いことでも有名です。

アプリ連携が強み「Slack(スラック)」

チャットワークと同じくらいの人気を誇るSlack。こちらも多くの企業に取り入れられているビジネス用チャットツールです。使い方はそう変わりませんが、こちらはよりチャットワークよりもシンプルな見た目をしていますね。

Googleと連携できるなど、外部アプリとの連携が何よりの強みです。Googleドライブから画像を流用したい時などには大活躍!そしてリマインダー機能というものがあり、「やることリスト」を細かく設定することが出来るのです。日時を設定すれば対象者にもお知らせが届くので、タスクのやり忘れ防止にもなりますよ。

ただSlackは横文字に慣れていないと少々使いづらく感じるかもしれません。あまりパソコンを得意としない人には、不向きなアプリかなとは思います。機能が多い分使いこなせないケースも出てくるため、その点も要注意です。

ビデオチャットも可能「Microsoft Teams」

2017年にリリースが開始した新しいビジネス用チャットツール、Teams。以前ほどスカイプの支持が減ってきたため、こちらに移行した企業も多いことでしょう。マイクロソフトが主体となっているため、エクセルやワードなどのアプリ連携が何よりの強み。マイクロソフトオフィス365をメインに活用する場合は、このツールが最も適しているでしょう。契約していれば追加料金がかからず、Teamsを利用できます。

ビデオ・通話会議も可能であり、使い方や画面表示はSlackに似ている部分があります。元々ビデオチャットは最大9名までしか表示されなかったのですが、これからは49人まで拡大する動きを見せています。参加自体は250名まで可能ですので、規模の大きな会社にはとくにおすすめしたいツールです!

気軽に使えるのが魅力!チャットツールで仕事を円滑に!

チャットツールだけで業務に問題はないのか?

今やテレワーク化も進み、チャットツールを積極的に活用する企業も増えました。しかし中には「このツールだけだと業務に支障が出るのでは?」と不安に思う人も多いようです。

実際にチャットは非常に便利なものですが、文章同士のやりとりは時折意図が伝わりづらいこともあるでしょう。中には文章が苦手な人もいるため、どう伝えていいか悩んでしまうケースも度々見られるようです。文面だけでは物事の捉え方も異なるため、チャットだけではコミュニケーション不足を感じてしまうかもしれません。

コミュニケーション不足を改善するには、やはりビデオや通話チャットなど、実際に話をすることが大切です。文面だけのやりとりでは足りない部分も、オンライン会議でカバーするなど、ある程度工夫をすると良いでしょう。

チャットツールで猫といっしょにお仕事も

チャットツールは気軽に利用できるのが何よりの魅力です。導入することで仕事の効率が上がったり、新たな働き方を見つけることもできるでしょう。一度使ってしまえばその便利さに驚いてしまうはず。テレワーク化を進めたい企業さんにもぴったりです。ぜひ一度導入してみてはいかがでしょうか?

たかなし亜妖

この記事のアドバイザー

たかなし亜妖

フリーライター




この記事をシェアしよう

こちらの記事もおすすめ